Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 138 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich mit Garten umfassen. Darüber hinaus wird das Anwesen ein Spa im Mandarin Oriental bieten, das mehrere Behandlungsräume, einen Swimmingpool und ein gut ausgestattetes Fitnesscenter umfasst. Für Veranstaltungen und gesellschaftliche Anlässe stehen zudem verschiedene flexibel gestaltbare Bankett- und Tagungsräume zur Verfügung.

Als Personal Assistant des General Managers werden Sie verantwortlich für folgende Aufgaben sein:

• Verwaltung der Terminkalender des General Managers und Verfassen von Korrespondenz für den General Manager, falls erforderlich.
• Priorisierung der täglichen Arbeitslast des General Managers und Sicherstellung, dass Fristen eingehalten werden.
• Organisation interner Meetings und Sicherstellung einer effektiven internen Kommunikation zwischen den Abteilungen.
• Bearbeitung der allgemeinen täglichen Korrespondenz und internen Verwaltung, einschließlich Kopieren und Ablage.
• Entgegennahme von Telefonanrufen, Entgegennahme von Nachrichten für den General Manager und Aktualisierung der Kontaktdatenbank des General Managers.
• Bearbeitung von Projekten nach Anweisung des General Managers und Erstellung von Präsentationen mit PowerPoint.
• Sicherstellung, dass geeignete Maßnahmen bei aufkommenden Angelegenheiten während Abwesenheiten ergriffen werden, und Information relevanter Personen über alle Entwicklungen.
• Organisation und Betreuung von Reservierungen, die über das Executive Office eingehen, und Sicherstellung, dass der Aufenthalt der Gäste reibungslos verläuft.
• Rechtzeitige Erstellung von Spesenabrechnungen unter Verwendung der richtigen Buchungscodes.
• Aufrechterhaltung eines hohen Maßes an Vertraulichkeit, Diplomatie und Aufmerksamkeit für Details in allen Angelegenheiten, die den General Manager betreffen.
• Unterstützung aller Qualitätszyklen und Analyse von Daten, um Qualitätsverbesserungen und Qualitätsänderungsmanagement im gesamten Hotel zu fördern (online reviews & beschwerden).
• Aufbau effektiver Arbeitsbeziehungen mit den Führungsteams und Abteilungsleitern des Hotels.

Als Personal Assistant des General Managers erwarten wir von Ihnen:

• Mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position mit starkem administrativem Hintergrund.
• Sehr Gute Kenntnisse in Microsoft Office, einschliesslich Word, Excel, PowerPoint.
• Organisiert, mit einem hohen Maß an Integrität und Professionalität, zuverlässig, höflich und mit einem gepflegten Auftreten.
• Fähig, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, enthusiastisch und mit Eigeninitiative.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.

Wir schenken unserem/ unserer Personal Assistant des General Manager weltklasse Vorteile, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: 

• Rabatte auf Hotelaufenthalte und F&B in der gesamten Gruppe 
• Anerkennungs- und Belohnungsprogramme für Kollegen 
• Spannendes Angebot an Schulung- und Entwicklungsprogrammen 
• Weltweite Aufstiegs- und Versetzungsmöglichkeiten 
• Veranstaltungen und Wellness-Programme für Kollegen

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Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

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The Mandarin Oriental, Vienna will be housed in a listed building and will have 138 guest rooms and suites grouped around an inner courtyard in the center of the property. It will include a restaurant, a bar and an outdoor area with a garden. In addition, the property will offer a Mandarin Oriental spa that includes several treatment rooms, a swimming pool and a well-equipped fitness center. Various flexible banquet and meeting rooms will also be available for events and social functions.

As Personal Assistant to the General Manger, you will be responsible for the following duties:

• Prioritising the General Managers workloads on a daily basis, ensuring deadlines are met.
• Handling the General Manager’s diaries and draft correspondence for the General Manager if required.
• Organising internal meetings, ensuring effective inter-departmental communication. 
• Handling the general day-to-day correspondence and internal administration; photocopying and filing.
• Answering the telephone, taking messages for the General Manager and keeping the General Manager’s contacts database up to date. 
• Working on projects as requested by the General Manager and creating presentations using PowerPoint. 
• Ensuring that appropriate action is taken on matters arising during absences and keeping relevant persons informed of all developments.
• Organising and looking after the reservations that comes through the Executive Office, ensuring that the guests stay goes smoothly. 
• Timely preparation of expense reports using correct charge codes.
• Maintain a high degree of confidentiality, diplomacy and attention to details in all matters pertaining to the General Manager. 
• Support all quality cycle tools and analyses data to foster quality improvement and quality change management across the hotel.
• Build effective working relationships with the hotel’s senior leadership teams and Department Heads.

As Personal Assistant to the General Manager, we expect from you:

• At least 3-5 years working experience in a similar role with strong administrative background. 
• Good knowledge of Microsoft Office, including Word, Excel, PowerPoint.
• Organised with high level of integrity and professionalism, reliable, courteous and with a good presentation.
• Able to handle multiple tasks simultaneously, be enthusiastic and have initiative.
• Excellent communication skills both written and verbal in German and English.

We offer our Personal Assistant to the General Manager, world class benefits, including but not limited to:

• Discounts on hotel stays and dining across the group
• Colleague recognition and reward programmes
• An exciting range of learning and development programmes
• Opportunities for promotion and transfers worldwide
• Colleague Social events and Wellness programmes

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